Organizacja konferencji czy targów zazwyczaj jest domeną działu marketingu w danych firmach. Zazwyczaj firmy – głównie w formie oszczędności – organizują spotkania w swoich siedzibach. Kiedy jednak zależy nam na pokazaniu się z jak najlepszej strony potencjalnym kontrahentom warto pomyśleć o alternatywie. Od wielu lat coraz popularniejsze są konferencje organizowane w ekskluzywnych hotelach – takie przedsięwzięcie ściąga z barków organizatorów wiele problemów, takich jak catering, przygotowanie sal wykładowych, zatrudnienie kelnerów, hostess. Jak wygląda organizacja konferencji w hotelu?

Dobra lokalizacja

Przede wszystkim konieczne jest znalezienie hotelu w dobrej lokalizacji. Lokalizacja jest istotna ze względu na gości dojeżdżających z dalekich stron. Jeśli naszymi gośćmi będą zagraniczni delegaci zasadne jest poszukania odpowiedniego hotelu w pobliżu tras dojazdowych do lotniska. Jakikolwiek hotel wybierzemy – musimy podać jego dokładny opis, a jeśli to konieczne: i mapkę dojazdu.

Sala sali nierówna!

Po znalezieniu idealnego miejsca konieczna jest rozmowa z managerem hotelu. Powinno interesować nas, czy hotel jest w stanie zapewnić nam odpowiednio dużą salę konferencyjną – taką, która zmieści wszystkich zaproszonych gości. Zazwyczaj w hotelach znajduje się kilka sal konferencyjnych o różnych rozmiarach. W przypadku dużych grup wizytujących udostępniana jest duża sala wraz z osprzętem – projektorem, rzutnikiem, tablicami i wieloma innymi. Zazwyczaj w salach takich możliwe jest korzystanie także z doskonałego nagłośnienia i mikrofonów.
Istotne jest także dogranie wyżywienia – zazwyczaj jest to szwedzki stół lub też słodkie przekąski z kawą i herbatą.
W Polsce istnieje kilka hoteli o wyjątkowych walorach turystycznych, które szczycą się możliwością organizacji profesjonalnych konferencji dla firm. Jednym z nich jest hotel Jachranka, który organizuje konferencje nad Zegrzem – jednym z najpiękniejszych jezior Mazowsza.